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2022/03/04

Writer:佐藤翔

DX時代に求められる業務効率化とその方法とは?

生産性を向上し、売上をアップするには業務効率化は不可欠です。2025年の崖など様々な問題を抱えるIT業界において、AI・IoTなどのキーワードを軸に、DX時代に必要な業務効率化とその方法を紹介します。

「業務効率化」とは

DX時代に求められる業務効率化を解説します。

ムリ・ムダ・ムラを減らし生産性を向上

業務効率化とは、業務を円滑に遂行する上で支障となる要素を省き、効率的に仕事を進めていくことです。一般的に言われるのが、「ムリ・ムダ・ムラを省くこと」です。

ムリ(無理)とは、過剰な作業量や無理のあるスケジュールで組織や従業員を圧迫している無理のある状態です。ムダ(無駄)とは、人材やスケジュールに余剰があり無駄のある状態です。ムラは、人材や時期によりアウトプットの質に差があることや、マニュアル手順がバラバラだったりと組織内にムラがある状態を意味します。
これらを可能な限り無くすことで、生産性を向上し売上アップなどの成果の質を高めていくことができます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)による業務効率化

業務効率化の方法は様々です。作業マニュアルを用意したり、社内研修等を実施することで従業員のアウトプットのムラを無くしたり、業務量の見直しによって平準化を図ることは一般的です。
現在は各種さまざまなツールによって業務効率化も可能です。zoomのような会議ツール、名刺管理、経理、勤怠管理などそれぞれの領域において安価に利用できるツールがあり、自社の課題を解決する多くの手段があります。

また、より抜本的に業務フローやビジネスのあり方を改善するには、AI・IoTを活用したDXによる業務効率化に取り組む必要があります。例えば、製造業ではAI・IoTの導入により、稼働状況の可視化・装置の故障予知・遠隔操作が可能になり、大幅なコストダウンを実現し、人材の無駄な配置も減ることで生産性向上が見込めます。さらには新しいビジネスモデルの創出も図れます。

現状の課題を特定し、スモールスタートで始める

業務効率化の一歩は、まずは自社やプロジェクトにおいて何がボトルネックとなり、業務の正常な進行を妨げているか、その課題を特定することです。そして最適なツールやソリューションの選定に入ります。
例えば、製品や箱のラベルを人が目視でチェックし、Excelに手動で入力しているような作業によって人的リソースを大きく圧迫していることが課題となっているとします。この課題は、現在はAIによるOCR技術でラベルの読み取りから入力までの作業を自動化するシステムの導入により解決できます。最適なソリューションを選ぶことでスモールスタートであまり予算を掛けすぎずに業務効率化を図れます。

「業務効率化」の必要性

新型コロナウィルスや働き方改革などの影響により、業務の効率化はもちろん、さらには組織のあり方のアップデートが問われる時代となりました。

DX時代に強く生き残る会社になるために

新型コロナウィルスも1つの契機となり、現代はよりデジタル社会に大きくシフトしました。DX(デジタルトランスフォーメーション)により、自社の強みをより伸ばし、強く生き残る必要があります。

特にIT業界では、老朽化・複雑化した既存システムにより、2025年以降に最大で年間12兆円の損失をもたらすという「2025年の崖」問題があります。古い体制を維持した組織のままでは衰退していく可能性が高いです。

働き方改革と人材不足により、時間あたりの生産性向上が急務

ワークライフバランスを求める流れや、週3日制の導入など働き方も変化しています。人口減少による働き手不足にも対応する必要があります。それには時間あたりの生産性を向上する必要があります。AI・IoTの導入などにより無駄を減らし、一人あたりのアウトプットの量と質を上げることが重要です。

業務効率化によるメリット

業務効率化によるメリットを解説します。生産性の向上だけではなく、集中すべき事業への注力が可能になったり、従業員の満足度の向上にも繋がります。

生産性向上と売上アップ

業務の無駄が減り、能率が上がることで、従業員の作業速度と質が上がるため、結果的に組織として生産性が向上します。質の高い商品やサービスをスピーディーに生み出せれば売上もアップします。

コストの削減

今までの無駄な作業が減り、人材を適材適所に配置ができるようになり人材に掛かるコストを削減できます。

コア事業への注力が可能

今まで時間の取られていた作業が減ることで、時間や人材を本来注力すべきコア事業へ投下することができます。

従業員のモチベーションと満足度の向上

ムダな作業が減ることで、従業員の残業が減少し理想的なワークライフバランスを実現したり、雑務から解放され本来の業務に意欲的に取り組めるようになります。どれだけ業務を効率化をしても従業員のやる気がなければ業務の質は維持できないため、従業員のモチベーションと満足度向上も重要です。

業務効率化を図る方法

ツールやクラウドサービスによる業務効率化の方法を紹介します。

身近なツールによる業務効率化

各領域の業務効率化に対応する様々なツールがあります。営業支援・経理・CRM・社内コミュニケーション・名刺管理・勤怠管理・オンラインストレージなど多岐にわたるため、自社の抱える課題や相性の良いツールを選定します。

AI・IoTによる稼働状況の可視化やデータ活用・故障予知・遠隔操作など

IoTによって例えば製造業では工場の機器から収集したデータの活用によって稼働状況を可視化したり、AI分析による故障予知などが可能です。面倒な目視作業については、ラベルの読み取りから入力までを行ってくれるAIを活用したAI-OCRソリューションもあります。遠隔監視やリモートサポートも可能になるため、人的リソース不足を解消できます。

まずは紙のデジタル化からはじめてみる

まずはAIの分野でも取り組みやすい紙のデジタル化を始めてみましょう。面倒なラベルの読み取りと入力作業までをAIに自動化できます。

Azure AIを活用したAI-OCRソリューション

カメラやタブレットで撮影したラベルをAIが読み取ります。さらに入力までを自動化します。印字されたラベルだけではなく、目視作業の確認ミスや手入力によるミスを減らしたい現場に最適です。

カメラやタブレットで撮影したラベルをAIが読み取り、ExcelやWebシステムに自動で入力してくれます。刻印文字や手書き文字の読み取りも可能です。撮影時に位置合わせは不要で、斜めの状態でも読み取れます。

AIの専門知識が無くても誰でも簡単に利用できます。ランニングコストは使った分だけなので低価格でスモールスタートが可能です。

東京エレクトロンデバイスでは、AI-OCRの導入を積極的にサポートしています。お客様の業種やご要望に応じて柔軟にカスタマイズが可能です。詳しくは下記のページでご確認くださいませ。ぜひご検討ください。
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